Организация

Организация мероприятий в Москве: от первого звонка до последнего тоста

Свадьба, юбилей или корпоратив требуют одного и того же порядка действий. Разбираем его по неделям и показываем, где в нём место ресторана.

Забронировать зал

Календарь подготовки

За 6–8 недель

Выберите дату, посчитайте приглашённых с небольшим запасом и позвоните в два-три ресторана. Для брони стола на сайте предусмотрено до 20 гостей, для банкета нужен звонок администратору. Тут же выясните, не занят ли подходящий зал в этот день.

За 3–4 недели

Согласуйте меню и рассадку. Пожелания гостей по питанию соберите сейчас, а не накануне. Решите, понадобятся ли ведущий, фотограф и оформление.

За неделю

Подтвердите окончательное число гостей и составьте тайминг: во сколько встреча, когда подают горячее, когда тосты и торт. Передайте список администратору.

В день события

Приезжайте за час до гостей: проверьте сервировку, карточки, оформление. Поручите кому-то одному разговаривать с официантами, и гости перестанут отвлекать вас по мелочам.

Зал под размер компании

Вместимость основного зала на сайте названа по-разному: на главной странице — до 200 гостей, в разделе «О ресторане» — до 100. Для расчёта берите осторожную цифру и просите администратора подтвердить. Сравнить площадки поможет страница банкетных залов.

Кто за что отвечает

Лучше сразу поделить обязанности: тогда ничего не потеряется между вами, рестораном и подрядчиками.

• ресторан — зал, меню, сервировка, официанты, а при желании ведущий;
• вы — список гостей, бюджет, программа и подарки;
• приглашённые подрядчики — музыка, съёмка, цветы и оформление, если вы решите искать их вне ресторана;
• один ответственный из ваших — в день события он принимает решения быстро и без обсуждений.

Можно ли приглашать своих специалистов и привозить собственное, на сайте не сказано, и это нужно выяснить на первом звонке. Какие услуги называет сам ресторан, описано на странице услуг для мероприятий.

Бюджет без сюрпризов

Цены банкета и чека на гостя на сайте не приведены, но есть кнопка «Рассчитать банкет». Заранее запишите, что хотите получить в расчёте: аренду зала (если есть), меню, напитки, обслуживание, оформление. Уточните, что в неё входит, чтобы финальная сумма не разошлась с первой.

Оставьте в смете резерв: он нужен на дополнительные блюда, лишних гостей и неожиданные мелочи. Разделы меню описаны в банкетном меню.