Банкеты

Банкет в ресторане в Москве: распределение ролей и порядок подготовки

Многие банкеты портятся совсем не из-за кухни: каждый участник считает, что вопросом занимается кто-то другой. Чтобы банкет в ресторане прошёл гладко, организатор и площадка заранее делят обязанности. Покажем, как это работает на примере московского «Шахин-Шаха».

Забронировать стол

Зачем делить обязанности

Банкет — это десятки мелких задач. Кто сообщит гостям о месте? Кто решит, нужен ли ведущий? Кто утвердит рассадку? Когда у каждого вопроса нет хозяина, часть дел остаётся недоделанной и всплывает в самый неудобный момент, чаще всего в день торжества.

Поэтому начертите простую таблицу: слева задача, справа имя ответственного. Для любого праздника, будь то юбилей или семейная встреча, такой лист занимает полстраницы, а экономит много сил. Покажите его менеджеру ресторана: он сразу заметит, чего в списке не хватает.

Что берёт на себя ресторан

Судя по описанию мероприятий на сайте, «Шахин-Шах» занимается несколькими направлениями, которые обычно и составляют основу банкета:

• разработка индивидуального меню под повод и состав гостей;
• помощь в оформлении зала;
• работа официантов во время вечера;
• участие ведущих, если вы хотите программу.

Всё, что в этот перечень не попало, считайте вопросом к менеджеру. Скажем, порядок расчётов и условия договора ресторан публично не раскрывает, а значит, придумывать их не стоит.

Обратите внимание: ресторан даёт инструменты, а повод и характер вечера задаёте вы. Чем яснее вы объясните, какого праздника хотите, тем точнее менеджер подберёт и блюда, и расстановку столов, и тон ведущего.

Что остаётся за организатором

Организатор отвечает за людей. Именно он составляет список приглашённых, собирает подтверждения и сообщает, как добраться: ресторан расположен в нескольких минутах ходьбы от метро «Орехово». Он же определяет повод, настроение вечера и очередность тостов.

Отдельная забота — пожелания гостей к угощению. Если кто-то не ест мясо или нуждается в особом блюде, скажите об этом менеджеру, пока меню ещё согласуется. Как строится банкетное меню, разбираем в соответствующем разделе, а тут напомним: чем конкретнее пожелания, тем точнее предложение.

Ещё одна задача организатора — не потеряться в мелочах. Напомните гостям о дресс-коде, если он нужен, сообщите о повороте праздничной программы и заранее решите, кто скажет первый тост. Эти небольшие дела не требуют участия ресторана, но задают общий тон встречи.

План подготовки банкета по этапам

Сроков ресторан не объявляет, поэтому ориентируйтесь на порядок действий, а не на календарь.

Если вечер задуман семейным или деловым, присмотритесь к приватным залам: в «Шахин-Шахе» их три, вместимость 35, 30 и 35 гостей.

Если график плотный, поручите ключевые шаги разным людям, но сроки согласуйте общие. Так никто не окажется в ситуации, когда решение нужно было принять вчера, а информации всё ещё нет.

Чего не стоит домысливать

Есть вопросы, на которые у ресторана нет публичных ответов: цены, правила расчёта, условия договора, вместимость основного зала. Не заполняйте эти пробелы догадками и тем более не пересказывайте их гостям как установленные факты.

Лучше составьте письменный перечень вопросов и пройдите по нему с менеджером пункт за пунктом. Пригодятся и материалы об организации мероприятий: они подсказывают, на что обратить внимание, но не заменяют личной беседы. Ответы записывайте и сверяйте перед датой банкета.

Как договариваться, чтобы не было недопонимания

Любая договорённость, сделанная голосом, со временем забывается или искажается. Поэтому после каждого разговора с менеджером напишите короткое резюме: что обсудили, о чём условились, что осталось открытым. Отправьте его в мессенджер и попросите подтвердить. Это занимает пару минут, но позже избавляет от споров.

Хорошо, если организатор назначает одного человека, который общается с рестораном. Когда звонят сразу три родственника и каждый просит своё, менеджеру трудно понять, чьё слово окончательное. Определите единого координатора, а остальных попросите передавать пожелания ему.

Отдельно оговорите, кто в день праздника встречает гостей и следит за тем, чтобы тосты и подача блюд шли в нужном порядке. Эту роль часто берёт на себя ведущий или близкий друг семьи, а администратор ресторана помогает с организацией зала и обслуживанием.