Банкеты

Заявка на тимбилдинг с банкетом в городе: чек-лист для компании из Домодедова

Хорошая заявка экономит несколько звонков и избавляет от неприятных сюрпризов в день мероприятия. Собрали чек-лист для тех, кто планирует тимбилдинг с банкетом в городе и выбирает ресторан: что узнать, что подготовить и что лучше не обещать коллегам.

Забронировать стол

С чего начинается заявка

Заявка — это не формальная бумага, а рабочий документ для вас самих. Достаточно одной страницы, но с понятными пунктами, которые можно вычёркивать по мере выяснения.

Прежде чем звонить, ответьте себе на три вопроса: когда, сколько и зачем. Дата, ориентировочное число участников и характер вечера определяют всё остальное: зал, подачу блюд, оформление. Для командного дня с застольем это особенно важно, потому что часть гостей обычно присоединяется только к ужину.

Если хотите заранее прикинуть общий формат, загляните на страницу про корпоративы в ресторане.

Чек-лист из восьми пунктов

Распечатайте или перепишите этот список перед звонком: так вы ничего не забудете.

Что известно заранее, а что нужно спрашивать

Про «Шахин-Шах» на сайте указано немного, зато конкретно. Известно, что это городской ресторан в Москве, по адресу ул. Маршала Захарова, 6, корп. 1, в нескольких минутах ходьбы от метро «Орехово». Работает он ежедневно с 12:00 до 00:00. Приватных залов три, а к услугам относятся индивидуальное меню, помощь в оформлении, официанты и ведущие.

Не названы цены, условия брони, оборудование, а также командные программы. По этим темам нужен разговор с менеджером, и обещать что-то коллегам до него не стоит.

Как рассказать о маршруте коллегам из Домодедова

Включите в заявку не только место, но и подсказки по дороге. Из Домодедова до «Шахин-Шаха» примерно 28 км, а без пробок поездка занимает около 28 мин (по данным маршрутизатора). В рабочий вечер планируйте больше времени. Кто едет на метро, выходит на станции «Орехово» и идёт несколько минут пешком.

Добавьте в приглашение адрес и время сбора, а ответственного за маршрут назовите по имени. Лучше, чтобы он знал заранее, какой вход нужен и как найти нужный зал, и мог подсказать это коллегам по телефону.

Меню и оформление: что обсудить подробно

Кухня здесь грузинская, кавказская и европейская, а повара добавляют авторские блюда. Ориентиром для разговора могут служить позиции меню доставки: кутабы, хачапури, сациви, люля-кебаб, блюда на углях и в тандыре. Окончательный стол составляется индивидуально, больше о кухне — на странице про меню и блюда.

Попросите менеджера рассказать, как обычно проходит подача блюд для компании вашего размера, и сопоставьте это с ходом командной части. Если ужин начинается сразу после заданий, кухне полезно знать время, а гостям — иметь возможность привести себя в порядок. Договоритесь и об очерёдности горячего и закусок.

Оформление зала тоже обсуждается отдельно: ресторан помогает с ним, но что именно допустимо, подскажет менеджер.

Как закрепить договорённости

Хорошая привычка — вести общий документ, куда попадают все ответы менеджера. Рядом с каждым пунктом пишите, кто и когда его проверил, и отмечайте, остался ли вопрос открытым. Тогда, если организатор заболеет или уедет, другой коллега быстро войдёт в курс дела и сможет продолжить подготовку без повторных звонков.

После разговора перечислите в письме коллегам то, о чём условились: дата, зал, число мест, время, особенности меню. Если что-то изменится, обновите список. Так вы избежите ситуации, когда у разных людей в команде разные представления о вечере. Письмо не должно быть длинным: пять-шесть строк с главным читаются лучше, чем подробная инструкция на несколько страниц.