Корпоративы

Корпоратив в ресторане для команды из Серпухова: роли сторон и план подготовки

Корпоративы срываются не из-за отсутствия денег или желания, а из-за размытой ответственности: ресторан считает, что организатор всё решил, а организатор уверен, что площадка обо всём позаботится. Давайте честно разделим обязанности между вами и «Шахин-Шахом» и составим понятный план.

Забронировать стол

Что берёт на себя ресторан

Начнём с того, на что можно опереться наверняка. «Шахин-Шах» располагает основным банкетным залом, тремя VIP-залами и летней террасой, которая работает в тёплое время. Кухня грузинская, кавказская и европейская, к ней добавляются авторские блюда шеф-повара. Для мероприятий меню составляют индивидуально.

Кроме того, ресторан помогает с оформлением зала, а к вечеру предоставляет официантов и ведущих. Объём каждой услуги и порядок заказа на сайте не расписаны, поэтому формулировку «ресторан поможет» не надо принимать за обещание: детали согласуйте с менеджером. Общий обзор формата собран в разделе про корпоративы.

Что остаётся организатору

Последний пункт для вас особенно важен: расстояние от Серпухова до «Шахин-Шаха» составляет около 98 км, а без пробок на дорогу уйдёт примерно 77 мин (по данным маршрутизатора). Дорога гостей остаётся на вашей стороне: ресторан за неё не отвечает.

План подготовки по этапам

Конкретные сроки мы называть не будем, потому что на сайте их нет, да и у каждой компании свой календарь. Но порядок действий обычно один, и держаться его полезно: он помогает не пропустить важное и не делать работу дважды. Запишите этапы в общий документ и отмечайте, что уже выполнено, чтобы вся команда видела картину целиком, а не гадала, кто и что успел уладить.

1. Сразу после решения о празднике определите, сколько человек придёт, и позвоните менеджеру, чтобы спросить про свободные даты.
2. Когда дата и зал выбраны, обсудите меню и пожелания коллег по еде, зафиксируйте итог в сообщении.
3. Продумайте сценарий: приветствие, награждения, паузы, участие ведущего. Согласуйте всё с рестораном.
4. Незадолго до вечера разошлите гостям адрес, время и способы добраться до места.
5. В день праздника заранее приезжайте в ресторан, чтобы сверить рассадку и оформление зала.

Как подобрать зал при разном числе гостей

На этапе планирования главный вопрос: сколько человек будет за столом. Если команда небольшая, подойдут VIP-залы: первый и третий рассчитаны на 35 гостей, второй на 30. Для коллектива побольше рассматривают основной банкетный зал, но его вместимость на сайте названа противоречиво, и цифру нужно получить у менеджера.

Полезно сразу узнать, что ресторан открыт ежедневно с 12:00 до 00:00. Это задаёт рамки: начало должно оставить время на дорогу, а финал не выйти за полночь. Помещения сравнивайте по странице про залы ресторана.

Распределение ролей внутри вашей команды

Роли надо распределить не только между рестораном и организатором, но и внутри компании. Выберите единственного представителя для переговоров с менеджером: тогда пожелания придут от одного лица, а не от пяти. Второй пусть отвечает за список гостей и подтверждения, третий за сценарий и награждения.

Договоритесь, кто принимает окончательные решения, если мнения разошлись: меню, зал, время начала. Иначе споры о закусках или рассадке забирают у подготовки больше сил, чем сам ужин. Если часть сотрудников работает в Серпухове и подключается к подготовке по телефону, назначьте и для них ответственного, чтобы информация из ресторана доходила до всех одинаково и без искажений. Помогут и материалы о том, как организовать мероприятие без лишней суеты. И не забывайте, что у ресторана есть телефон +7 (495) 780-00-06, по которому можно задать вопрос в любой момент.