Корпоративы

Корпоратив в Москве: роли ресторана и организатора и план подготовки

Вечер для коллег чаще портят не блюда, а недосказанность: организатор уверен, что зал обо всём позаботится, а менеджер ждёт указаний. Этот материал помогает заранее раздать роли и выстроить подготовку по этапам.

Забронировать стол

Корпоратив в Москве: кто за что отвечает

Ресторан «Шахин-Шах» расположен в районе Орехово-Борисово, на улице Маршала Захарова, 6, корпус 1, в нескольких минутах ходьбы от метро «Орехово». Для компании, которая работает в Москве, такой корпоратив удобен по транспорту: гости едут на метро или такси, без дальних поездок.

Разделите задачи на две группы. Площадка берёт на себя кухню, зал, официантов, а на сайте заявлены ещё индивидуальное меню, помощь с оформлением и ведущие. Организатор отвечает за людей: список приглашённых, настроение вечера, программа, подарки. Базовые сведения о формате есть в разделе корпоративов.

Ответственность перед коллегами лежит на вас, а не на менеджере: если что-то пойдёт не так, вспомнят организатора. Поэтому полезно вести короткий файл с договорённостями и отправлять его ресторану на сверку.

Распределение ролей по пунктам

Таблица отражает только то, что сказано на сайте и что логично вытекает из ролей. Реальные границы ответственности нужно прописать вместе с менеджером.

Подготовка по этапам

Жёстких сроков в материалах ресторана нет, поэтому ниже последовательность, а не календарь. Чем крупнее вечер, тем раньше стоит начинать.

Выбор формата и зала

Сначала определите состав и характер вечера: общий праздник или встреча руководителей. Для небольшого закрытого вечера есть три VIP-зала: первый и третий до 35 гостей, второй до 30. Для большой команды есть основной банкетный зал, его вместимость уточняйте у менеджера. Сравнить варианты поможет раздел банкетных залов.

Согласование меню и сервиса

Когда зал определён, переходите к меню. Кухня грузинская, кавказская и европейская, есть авторские блюда. Обсудите состав ужина, предусмотрите ограничения гостей, договоритесь о подаче.

Уточнение деталей ближе к дате

Подтвердите итоговое число гостей, передайте рассадку, сценарий, особые просьбы. Узнайте, с какого момента зал открыт для монтажа декора.

День события

Пусть один человек из вашей команды встречает приглашённых и держит связь с менеджером. Остальные вопросы решаются спокойнее, когда у вечера есть единый контакт.

Что стоит закрепить письменно

Расценок, предоплаты и условий договора сайт не публикует. Прежде чем подтвердить дату, перенесите в письменный вид всё, о чём договорились на словах:

• день и часы вечера;
• зал, закреплённый за вами;
• блюда и очерёдность выноса;
• объём помощи с декором и работу ведущего;
• схему оплаты и правила брони.

Тогда у вас и у ресторана один и тот же текст на руках. Шире о подготовке рассказывает раздел планирования мероприятий.

Отдельно запомните: сроки внесения платежей и возможность изменить число гостей ресторан не публикует, значит, их нужно спрашивать. Устные ответы просите продублировать сообщением, и тогда не придётся спорить о формулировках в самый ответственный момент.

Типичные ошибки при распределении ролей

Первая ошибка: ждать, что ресторан сам придумает программу. Сайт сообщает о ведущих, но сценарий принадлежит вам. Вторая: оставлять общение с рестораном нескольким людям, которые говорят разное. Назначьте одного представителя. Третья: затягивать с итоговым числом гостей, от него зависит и накрытие, и выбор зала.

Четвёртая связана с оборудованием: описания аппаратуры для выступлений ресторан на сайте не приводит. Если презентация обязательна, выясните это в первом же разговоре.

Пятая ошибка в том, что роли описывают общими словами. Фраза «ресторан поможет с оформлением» ничего не гарантирует, пока не названо, что сделают сотрудники: расставят ваши украшения, подберут скатерти или лишь согласуют цвета. Превращайте каждую такую фразу в конкретное поручение с исполнителем.