Корпоративы

Новогодний корпоратив в Московском: роли ресторана и организатора, план подготовки

Когда праздник готовят вдвоём, ресторан и организатор, главный риск — что каждый решит, будто вопрос взял на себя другой. Показываем, как поделить обязанности и выстроить подготовку новогоднего вечера для команды из Московского.

Забронировать стол

Две стороны одного вечера

Чтобы корпоратив прошёл гладко, важно понимать, где заканчивается зона ответственности ресторана и начинается ваша. «Шахин-Шах» — городской ресторан в Москве, в составе комплекса «Парадайз», у метро «Орехово». Для мероприятий он предлагает залы, индивидуальное меню, помощь в оформлении, работу официантов и ведущих.

Всё остальное зависит от вас: кто приглашён, как рассажены отделы, что будет в программе, кто скажет первый тост. Общие рекомендации по формату мероприятий вы найдёте в разделе корпоративов.

Полезно сразу записать, кто от вашей компании на связи с рестораном, и сообщить его контакт менеджеру. Один канал общения экономит время обеим сторонам: не нужно выяснять, кому передавать поправки и от кого ждать подтверждения. Если контактных лиц несколько, ответственность размывается, а изменения теряются.

Кто за что отвечает

Эта таблица не заменяет договорённостей, а помогает понять, какие вопросы задать менеджеру. Если вы не уверены, чья это задача, считайте её общей и обсудите. Хорошо, если итоговая раскладка обязанностей будет записана в переписке: в разгар подготовки такие записи выручают, когда нужно вспомнить, о чём договорились.

План подготовки по этапам

Точных сроков подготовки на сайте нет, поэтому ориентируйтесь на логику, а не на календарь. Работайте по этапам.

1. Определите дату и число участников: без этого бронь не имеет смысла.
2. Позвоните менеджеру, уточните свободные вечера и подходящие залы.
3. Выберите зал: для небольшой команды подойдут VIP-залы до 35, до 30 и до 35 гостей, для большого состава обсудите основной зал.
4. Согласуйте меню с учётом ограничений коллег.
5. Продумайте оформление и программу, решите, нужен ли ведущий.
6. Накануне подтвердите итоговое число гостей и порядок вечера.

Не пропускайте шаги местами: меню без зала и оформление без числа гостей — типичные источники путаницы. Подробнее о подготовке — в материале про организацию мероприятий.

Оставьте в плане время на резерв. Если после согласования меню выяснится, что приглашённых стало больше, а выбранный зал тесноват, у вас должна быть возможность пересмотреть решение и перейти в другой зал. Чем раньше вы заметите расхождение, тем проще его исправить без нервов.

Что решить заранее внутри команды

Даже самый внимательный ресторан не угадает, как устроена ваша компания. Поэтому ещё до звонка менеджеру внутри коллектива стоит определиться с несколькими вещами: приглашаете ли вы партнёров гостей, нужен ли торжественный блок с награждением, кто выступает и в какой момент вечера.

Хорошо, когда в команде есть человек, который имеет право принимать решения: подтверждать число гостей и список блюд. Если каждый вопрос идёт на согласование к руководителю, ресторан теряет время, а вы рискуете остаться без нужного зала. Договаривайтесь заранее, кто даёт окончательный ответ по каждому вопросу, и сообщите об этом всем участникам подготовки, чтобы не пришлось переспрашивать.

Дорога из Московского и итог

Расстояние от Московского до «Шахин-Шаха» по оценке маршрутизатора около 40 км, а на свободной дороге в пути примерно 36 мин. Зимним вечером время растянется, поэтому выясните у коллег, кто едет на машине, а кто выберет метро «Орехово» и пройдёт несколько минут пешком.

Итог такой: ресторан обеспечивает стол, зал и обслуживание, а вы — смысл вечера. Когда границы понятны, празднику ничто не мешает, а коллеги запомнят хорошо организованный вечер, а не суету вокруг него. Меню можно изучить в разделе банкетного меню, а при необходимости обсудить тему детальнее с менеджером.