Корпоративы

Тимбилдинг с банкетом в городе: роли сторон для коллег из Домодедова

Главная причина сорванных командных вечеров — не плохая еда и не скучная программа, а непонятно, кто за что отвечает. Разложим по ролям, как устроить тимбилдинг с банкетом в городе, где ресторан отвечает за стол и зал, а организатор за всё остальное.

Забронировать стол

Почему важно разделить обязанности заранее

Когда командный день заканчивается банкетом, в одном вечере сходятся два сценария: рабочий и застольный. Если никто не знает, чья это забота, в последний момент выясняется, что рассадку не согласовали, а гостей из других отделов никто не предупредил.

Хороший способ избежать этого — записать на одном листе две колонки: «решает ресторан» и «решает организатор». Идеи по самой командной части можно посмотреть на странице о тимбилдинге, а здесь мы говорим про организацию ужина.

Что берёт на себя ресторан

Начнём с площадки, потому что именно её обычно и выбирают первой. Городской ресторан у метро «Орехово» удобен тем, что гости из разных частей города и области добираются к нему без сложных пересадок.

Сайт ресторана перечисляет, с чем «Шахин-Шах» помогает организаторам мероприятий. Получается такой список:

• зал: основной банкетный или один из трёх VIP-залов на 35, 30 и 35 гостей;
• кухня: грузинская, кавказская и европейская, плюс авторские блюда шеф-повара;
• индивидуальное меню под ваш состав гостей;
• помощь в оформлении зала;
• официанты и, по запросу, ведущие.

Всё остальное в этом перечне не заявлено, поэтому считайте его границей: что выходит за неё, обсуждайте отдельно.

За что отвечает организатор

Теперь о второй колонке. Организатор не обязан быть профессионалом: достаточно честно признать, какие задачи берёт он, и не рассчитывать, что ресторан угадает остальное.

На организаторе лежит содержательная часть. Он собирает список участников, определяет, сколько человек придёт, придумывает командные задания и решает, где и когда они пройдут. Ресторан сведений об играх, квестах и оборудовании не публикует, поэтому разумно исходить из того, что программу вы приносите с собой.

Ещё одна обязанность организатора — передать гостям время, адрес и дресс-код. Адрес один: Москва, ул. Маршала Захарова, 6, корп. 1, рядом метро «Орехово». Полезно также собрать у коллег сведения о пищевых ограничениях, чтобы менеджер учёл их в меню.

План подготовки по шагам

Конкретные сроки здесь называть не станем: у каждой компании свой календарь. Зато порядок шагов от этого не зависит.

1. Определить дату и ориентировочное число участников.
2. Позвонить в ресторан и узнать, какой зал свободен в эту дату.
3. Согласовать меню и пожелания к оформлению.
4. Выяснить, что допустимо в зале из командных активностей.
5. Разослать гостям точный адрес, время и маршрут.
6. В день события приехать пораньше и пройтись по залу вместе с менеджером.

Если часть задач можно передать специалистам, посмотрите страницу о планировании мероприятий.

Дорога для коллег из Домодедова

Входит в обязанности организатора и транспорт. Из Домодедова до «Шахин-Шаха» около 28 км, без пробок примерно 28 мин (по данным маршрутизатора). Закладывайте поправку на час пик, а тем, кто едет без машины, подойдёт метро: станция «Орехово» находится в нескольких минутах ходьбы от ресторана.

Назначьте человека, который в день события следит за сбором и сообщает, кто и когда подъедет. Если кто-то из участников приезжает издалека, предупредите менеджера: он поймёт, почему стол накрывают не сразу.

Что решать на месте, а не по почте

Хорошо, если у организатора есть помощник, который в день события отвечает за гостей, а не за сценарий. Он встречает приехавших, показывает, где оставить верхнюю одежду, и сообщает менеджеру, что компания в сборе. Так сам организатор не отвлекается на мелочи и может сосредоточиться на программе и общении с руководством.

Некоторые вещи лучше обсудить голосом: время начала застолья, подача блюд после командной части, момент для слова руководителя. Менеджер подскажет, как это согласуется с работой кухни и официантов. Для встреч деловой направленности существует отдельная страница про деловые мероприятия.